In Exchange 2007 zitten diverse features voor mailbox retentie:

• Managed Default Folders
• Managed Custom Folders
• Managed Folder Mailbox Policies

Ik moet wel even van te voren melden dat niet alle features werken alle Outlook versies, zo worden bepaalde features worden alleen ondersteund door Outlook 2003 SP2 en sommige zelfs alleen door Outlook 2007. Voor een volledig overzicht kun je kijken op de deze site.

Als eerst de tab Managed Default Folders, op het eerste gezicht zou je zeggen dat dit de standaard mappen zijn die een gebruiker in zijn mailbox krijgt. In dit geval is dit niet zo, dit is slechts een parameter waarmee instellingen gedaan kunnen worden op de standaard Outlook mappen (inbox, outbox, send items, etc). Zo is het mogelijk om bijvoorbeeld een tweede inbox toe te voegen aan de Managed Default Folders alleen dan met een langere retentie tijd.

Vroeger kon je via de Recipient Policies instellen wanneer een mailbox items uit bijvoorbeeld de verwijderde items automatisch opgeschoond moesten worden. Met alle nieuwe wetgevingen (vooral in Amerika) is het soms nodig mailtjes langer te bewaren. Je kunt het natuurlijk allemaal handmatig doen maar zou het niet makkelijk zijn als Exchange dit automatisch deed? Met de Managed Content Settings kun je het e.e.a. regelen zo is het mogelijk om:

• items na de ingestelde bewaartijd te plaatsen in deleted items
• items te verplaatsen naar een map die is aangemaakt als Managed Custom Folders
• items verwijderen maar met behoudt tot terughalen
• items permanent verwijderen
• items markeren als retentie tijd verlopen

Maar hoe stellen we dit precies in, eigenlijk redelijk makkelijk je klikt met je rechter muisknop op de map of kiezen voor de map entire mailbox wanneer we een instelling willen maken en die op de complete mailbox toepassen. Vervolgens selecteren we de optie New Managed Content Settings, je krijgt dan het volgende scherm te zien:

Eigenlijk spreken alle velden voor zich toch bespreken we ze nog even stuk voor stuk:

• name, naam van de Managed Content setting
• message type, welk soort berichten willen we dat deze instelling op actief is
• length of retention period, dit veld dient ingeschakeld te zijn om de overige settings in te schakelen. Wanneer je bijvoorbeeld alleen gebruik wil maken van de journal optie hoeft dit vinkje niet aan te staan. In het veld achter de optie kan ingesteld worden hoelang de items bewaard moeten blijven.
• retention period starts, wanneer Exchange gaat kijken of de retentie tijd al is verlopen zal er een start datum bepaald moeten worden. Dit kan de datum zijn dat het item is aangekomen in de mailbox van de gebruiker of de datum dat het item in de betreffende map is geplaatst.
• action to take at the end of the retention period, wat moet er gebeuren wanneer de retentie tijd is verlopen.
• move to the following managed custom folder, dit veld dient alleen ingevuld te worden indien in het vorige veld de actie move to a managed custom folder is geselecteerd.

Vervolgens klikken we op next en krijgen de mogelijkheid om journaling aan te zetten

Met journaling kunnen we van elk item wat in de map terecht komt een copy sturen naar een apart e-mail adres. Hiermee kunnen we voorkomen dat indien een mail wordt verwijderd door de retentie-periode deze als nog uit de journaling box kunnen halen. Deze mailbox is vaak niet toegankelijk tot standaard gebruikers maar alleen bijvoorbeeld voor een manager.

Door een vinkje te zetten in het vakje Forward copies to en vervolgens een mailbox te selecteren uit de GAL. Indien gewenst kan het bericht wat geforward wordt apart gemarkeerd worden indien gewenst. Naast deze mogelijkheden kan worden ingesteld in welk bestands-type het bericht als bijlage wordt toegevoegd aan de mail gericht aan de journal mailbox.

Wanneer alle instellingen zijn zoals je wil klik je op new

Wanneer de instellingen succesvol zijn toegepast krijg je het volgende scherm:

Zoals je ziet zijn de instellingen succesvol toegepast en wordt nog even kort het Powershell commando weergeven wat is uitgevoerd.

Als je nu kijkt met het overzicht van de mappen zie je dat er een + teken is verschenen voor in dit geval de inbox. Wanneer je deze openklapt zie je de zojuist aangemaakte Managed Content Setting

Zoals al eerder vermeld zijn de namen die worden weergeven in deze tab slechts parameters en niet de mappen zelf. Stel dat we nu een andere retentie tijd aan willen maken voor bijvoorbeeld mailboxen van de directie hoe kunnen we dit dan oplossen.

Dit kunnen we oplossen door een nieuwe Managed Default Folder aan te maken. Dit kan vanuit het menu door te kiezen voor New Managed Default Folder of door ergens in het witte vlak van de tab met je rechter muisknop te klikken. 

In het bovenstaande scherm kunnen we het volgende instellen:

• name, naam van parameter
• default folder type, van welke type moet deze map worden
• display the following comment when the folder is viewed in Outlook, hiermee stellen we in wat er getoond aan de gebruiker als waarschuwing/melding. Hiermee kan bijvoorbeeld een melding worden gemaakt over de retentie-tijd.
• do not allow the users to minimize this comment in Outlook, hiermee voorkomen we dat gebruikers de waarschuwing/melding minimaliseren

Vervolgens klikken we op next om de nieuwe parameter aan te maken, indien dit succesvol wordt afgerond is het volgende scherm zichtbaar:

Wanneer we nu naar het overzicht kijken op de tab Managed Default Folders zien de de zojuist aangemaakt parameter er netjes bij staan:

De volgende tab die we bespreken is de Managed Custom Folders hiermee is het mogelijk een map aan te maken maar deze niet bij alle gebruikers aan te maken net als bij de Managed Default Folders.

Een nieuwe map kun je aanmaken door:

• in het witte gedeelte te klikken van het scherm en te kiezen voor New Managed Custom Folders
• in het menu aan de rechterkant van het scherm te kiezen voor New Managed Customer Folder

Wanneer deze optie wordt geselecteerd zal je het volgende scherm te zien krijgen:

Je ziet wederom een aantal velden in het scherm:

• name, naam van de nieuwe map
• displayed the following name when the folder is viewed in Office Outlook, hiermee stellen we de naam in zoals deze te zien is in Outlook
• storage limit (in KB) for this folders and its subfolders, hiermee stellen we de grote in van de map en zijn submappen.
• display the following comment when the folder is viewed in Outlook, hiermee stellen we in wat er getoond aan de gebruiker als waarschuwing/melding
• do not allow the users to minimize this comment in Outlook, hiermee voorkomen we dat gebruikers de waarschuwing/melding minimaliseren

Wanner alle velden zijn ingevuld zoals gewenst is klikje op next, de map wordt nu aangemaakt en nadat dit is voltooid krijg je het volgende scherm te zien:

Vervolgens klikken we op finish om dit scherm te sluiten. We zien nu dat er een nieuw item is toegevoegd aan de tab

Wanneer je voor deze  map nu ook Managed Content Settings in wil stellen kun je dezelfde stappen volgen als bij de Managed Default Folders.

Nu de Custom Folder is aangemaakt dienen we deze nog aan een Managed Folder Mailbox Policy toe te voegen. Deze policy kan vervolgens toegewezen worden aan een een gebruiker om de betreffende map aan zijn/haar mailbox toe te voegen. Je kunt slechts 1 policy per gebruiker toewijzen, deze policy kan wel meerdere mappen bevatten.

Selecteer in het rechter menu de optie New Managed Folder Mailbox Policy om te beginnen met het maken van een nieuwe policy.

Zoals je bovenstaand kunt zien weer een aantal velden:

• managed folder mailbox policy name, naam van de policy
• specify the managed folders that you want to link to this policy, hiermee kunnen we meerdere mappen toevoegen aan deze policy.Dit maakt het mogelijk om meerdere mappen toe te voegen aan een mailbox van een gebruiker. Door op add te drukken kun je de mappen toevoegen die je aan deze policy wil koppelen. Naast de custom kun je dus ok default mappen aan een gebruiker toewijzen.

Nadat je alle instellingen hebt gedaan zoals jij wil klik je op next en krijg je vervolgens onderstaand scherm te zien:

Nu we alles hebben ingesteld is er nog een laatste stap die gedaan moet worden, het toewijzen van de policy aan een gebruiker.

Wanneer we dit bij een bestaande gebruiker willen doen vragen we eerst de eigenschappen op van deze gebruiker en gaan vervolgens naar het tab-blad Mailbox Settings. Zoals onderaan de tab netjes wordt weergeven heb je, indien je gebruik wil maken van Messaging Records Management wel een Exchange Enterprise CAL nodig.

Vervolgens selecteren we Messaging Records Management en klikken we op de knop properties.

Je kunt hier een aantal dingen instellen:

•  managed folder mailbox policy, hier selecteren we de policy die we willen toepassen op de gebruiker
• enable retention hold for items in this mailbox, hiermee stellen we in dat de retentie regels gedurende de ingestelde tijd niet wordt toegepast op de mailbox van de gebruiker.

Wanneer je dit wil toepassen bij een nieuwe gebruiker dan vindt je op de 4de pagina de mogelijkheid om een Managed Folder Mailbox Policy toe te wijzen:

Door een vinkje te plaatsen voor Managed Folder Mailbox Policy  en vervolgens de policy te selecteren pas je deze direct toe op de gebruiker.

Zoals je wel merkt heb je aardig wat opties vergeleken met Exchange 2003 denk wel goed na als je dit gaat implementeren aangezien dit natuurlijk ook gevolgen heeft voor de storage capaciteit die je nodig hebt.