Johan's Web Portal

Outlook cached mode gebruiken of niet?

Sinds Outlook 2003 is het mogelijk om Outlook te gebruiken in twee modi:

• Online mode
• Cached Exchange mode

Maar wat is het verschil tussen deze twee modi?

Online mode
Wanneer het Outlook profiel is geconfigureerd in Online mode zal Outlook direct in de Information Store van Exchange kijken. Dit heeft als voordeel dat zodra een bericht wordt afgeleverd in de mailbox van een gebruiker dit direct zichtbaar is. Als de Exchange Server niet bereikbaar is heb je dus ook geen toegang tot je mailbox.

Cached Exchange mode
Indien het Outlook profiel is geconfigureerd in Cached Exchange mode dan zal er een lokaal cache bestand aan worden gemaakt van de mailbox. Dit bestand wordt ook wel de offline data file genoemd en is te herkennen aan de extensie OST.  Het bestand wordt standaard opgeslagen in Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook. Wanneer gekeken wordt naar de omvang van een OST vergeleken met een mailbox kan het zijn dat hier nogal wat verschillen in te zien zijn.

Een OST bestand kan 50 tot 80 procent groter zijn dan de mailbox daadwerkelijk is. Dit heeft te maken met de methode die gebruikt wordt om items op te slaan. Outlook is namelijk minder efficiënt dan een Exchange Server. Het verschil wordt gemaakt door het file formaat waarvan Exchange gebruik maakt.

De maximale omvang van een OST verschilt per type:

• Non-Unicode (ANSI): maximaal 2 GB;
• Unicode: maximale grote is instelbaar, standaard 50 GB;

Het type wat gebruikt wordt kan op de volgende manier achterhaald worde;n:

• Selecteer Tools;
• Kies de optie E-mail accounts;
• Selecteer de Exchange e-mail account en klik vervolgens op change;
• Klik op More Settings;
• Selecteer de Advanced tab
• Controleer de waarde van Mailbox Mode;

Naast het OST bestand maakt een gebruiker in Cached Exchange mode ook gebruik van het Offline Address Book (OAB).

Het voordeel hiervan is dat de inhoud van de mailbox wat zich bevind in het cached bestand ook beschikbaar is als er geen connectie is met Exchange. Het zichtbaar zijn van nieuwe berichten kan wel vertraagd zijn. Dit omdat er standaard om de 30 seconde wordt gekeken of er een nieuw bericht is afgeleverd in de mailbox. Nadeel hier van is dat wanneer een gebruiker inlogt op een ander werkstation de cache file opnieuw opgebouwd moet worden.

Vanaf Outlook 2010 raad Microsoft aan om de Cached Exchange Mode standaard te gebruiken. Wanneer je gebruik maakt van de autodiscover functionaliteit van Exchange dan zal je ook zien dat het standaard profiel wordt geconfigureerd als Cached Exchange Mode.

In omgevingen waar een beperkte bandbreedte (slow connection) beschikbaar is kan ervoor gekozen worden om een beperkte om alleen de e-mail headers en de eerste 256 karakters van een bericht te downloaden.

Als een netwerk verbinding een snelheid van 128 KB of minder heeft wordt deze gekenmerkt als slow connection.

Het aantal RPC requests, vergeleken met Online mode, is minder. Dit omdat er gebruik gemaakt wordt van de lokale cache. De invloed van de snelheid van de harddisk in het werkstation is echter wel groter.

Wat wordt er gecached?
Wanneer er gebruik gemaakt wordt van Outlook 2010 worden standaard zowel de inhoud van de mailbox van de gebruiker als additionele mailboxen opgenomen in de cache. Public Folder worden standaard niet gecached. Het is echter wel mogelijk om de Public Folder favorites te cachen echter dient deze optie handmatig of met een GPO aangezet te worden.

Zoals eerder vermeld wordt er gebruik gemaakt van een Offline Address Book (OAB). Initieel wordt een volledige download uitgevoerd van het adressenboek. Daarna worden alleen nog incremental updates gedownload van het adressenboek. De OAB wordt één keer per 24 uur geüpdate indien de OAB op de server nieuwe data bevat.

Wanneer moet je Cached Mode niet gebruiken?
Maar zijn er dan scenario’s waar je Cached Exchange mode misschien niet wil gebruiken?

Ja die zijn er, onderstaand een overzicht van deze scenario’s:

• Computers die door meerdere gebruikers gebruikt worden en waar de vertraging van het downloaded van nieuwe berichten niet acceptabel is;
• Omgevingen waar compliance en security beleid verbieden om data lokaal op te slaan;
• Computer die beschikken over een kleine opslagcapaciteit waardoor het volledige cache bestand niet opgeslagen kan worden;
• Mailboxen groter dan 25 GB;
• Virtuele of Remote Desktop Services omgevingen waar gebruik gemaakt wordt van Outlook 2007 en Outlook 2003. Cached Exchange Mode niet ondersteund op een systeem dat Remote Desktop Services aanbiedt;
• Virtuele of Remote Desktop Services omgevingen waar gebruik gemaakt wordt van Outlook 2010 maar waar de disk omvang of disk I/O een probleem is;

Invloed van Cached Exchange Mode op Outlook functionaliteiten
Naast de eerder genoemde scenario’s zijn er nog een aantal functionaliteiten die beïnvloed worden door gebruik te maken van de Cached Exchange Mode. Onderstaand is hiervan een overzicht te zien:

• Delegate mailbox data stores;
• Shared Folders die niet offline beschikbaar zijn gemaakt;
• Ophalen Free/Busy informatie;
• Instellen/wijzigen/uitschakelen Out-Of-Office;
• Toegang tot Public Folders;
• Ophalen rechten voor IRM berichten;
• Wijzigen van rules;
• Ophalen van MailTips;

Deze functionaliteiten vereisen connectie naar de Exchange omgeving. Wanneer er geen connectie is zullen de eerder genoemde functionaliteiten niet beschikbaar zijn. Als er echter wel een connectie is met de Exchange Server kan het zijn dat de functionaliteiten vertraagd werken. Dit laatste is alleen het geval als over een verbinding met hoge latency een connectie wordt opgezet.

Naast de eerder genoemde functionaliteiten zijn er een aantal functies waarvan het gebruik sterk wordt afgeraden door Microsoft:

• Gebruiken van toast alert functionaliteit met digitale handtekeningen;
• Meerdere adressen boek containers;
• Custom properties op de General tab;

Invloed van grote .ost bestanden
Een grote ost kan leiden tot performance issues in Outlook. Gebruikers zullen dit gaan merken doordat Outlook trager reageert. Dit kan optreden als één van de volgende taken wordt uitgevoerd:

• Lezen van berichten;
• Verplaatsen van berichten;
• Verwijderen van berichten;

Afhankelijk van welke Outlook versie gebruikt wordt gelden de volgende richtlijnen:

Cached Exchange Mode i.c.m. BlackBerry devices
Cached Exchange mode gebruiken i.c.m. mobiele devices om te synchroniseren kan ook voor issues zorgen. De oorzaak in veel gevallen is dat het mobiele device of de mobiele server aanpassingen maakt aan het bericht nadat dit is gedownload in het cache bestand van Outlook.

Als voorbeeld even de BlackBerry server.  Deze voegt o.a. een  RefID toe aan het item waardoor het item in de Information Store is aangepast. Maakt een gebruiker een wijziging in het bericht dan zal het bericht weer worden bijgewerkt in de Information Store.  Omdat er dan verschillen zijn in de eigenschappen van het item zal dit leiden tot een conflict.

De BlackBerry zal vervolgens wel het bijgewerkte item weer downloaden. Hierbij wordt één item aangewezen als “leidend” item. Het conflict item zal wel in de Sync Issues – Conflicts geplaatst worden zodat eventueel een copy van het bericht teruggezet kan worden.

Om de kans op conflicterende items te minimaliseren is het mogelijk een workaround toe te passen. Dit kan eenvoudig gedaan worden door een register aanpassing uit te voeren:

• Open regedit
• Ga naar HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Research In Motion\BlackBerry Enterprise Server\Agents
• Maak een nieuw Dword aan met de waarde ProcessMailDelay
• Geef dit Dword een waarde van 45

Met bovenstaande aanpassing wordt ervoor gezorgd dat de mail met 45 seconde vertraging wordt opgehaald door de BlackBerry Server. Let op dat dit alleen voor het testen is. BlackBerry raad aan deze waarde omlaag te zetten indien blijkt dat dit sync issues verhelpt.

Cached Exchange Mode i.c.m. Windows Desktop Search
Windows Desktop Search kan gebruikt worden voor het indexeren van de inhoud van de mailbox. In Cached Exchange Mode zal Outlook open moeten staan om de inhoud van de OST te indexeren. Is Outlook afgesloten dan zal Windows Desktop Search de OST niet indexeren.

Het voordeel van Outlook in Cached Exchange Mode is dat Windows Desktop Search de requests lokaal afhandelt i.p.v. ze te versturen naar de Exchange Server. Indien er toch gekozen wordt om Exchange in Online Mode te gaan gebruiken zorg er dan voor dat Windows Desktop Search 4.0 is geïmplementeerd. Windows Desktop Search 4.0 is namelijk op dit moment de enige zoekmachine die geen additionele read requests genereert.

Tot zover dit blog over Outlook en Cached Exchange Mode. Zoals je hebt gezien zijn er nogal wat punten waar je op moet letten voordat je dit inschakelt. Het zal per organisatie afhankelijk zijn. Eén van de dingen die meespeelt, is de Outlook versie. In de meeste gevallen zal het er op neer komen dat zowel de desktops als laptops gebruik gaan maken van Cached Exchange Mode. Uitzondering hierop zijn de desktops die gebruikt worden als bijvoorbeeld flex plek.